Когда стоит отказать налоговикам, проводящим встречную проверку

Если компания зарегистрирована в Москве, а проверяемый контрагент в Санкт-Петербурге, отвечать на запрос по встречной проверке не обязательно. Запрашивать информацию и документы вправе исключительно инспекция по месту учета (п. 3 ст. 93.1 НК).
Проверяющие обязаны придерживаться следующего алгоритма: инициатор проверки формирует запрос на представление документов и посылает его в инспекцию по месту учета налогоплательщика. Только после этого налоговый орган пересылает запрос московской компании.
К требованию о предоставлении документов контролеры обязаны приложить копию поручения (п. 4 ст. 93.1, п. 6 ст. 6.1 НК). На такой запрос организация должна ответить в течение пяти дней (абз. 1 п. 5 ст. 93.1 НК).

Налоговики стараются ускорить проверку, и поэтому посылают запросы компаниям не по месту учета со ссылкой на "Положение о ФНС", утвержденное постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506. Документ действительно дает им право запрашивать и получать информацию. А налогоплательщик обязан представлять документы в ответ на запрос (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК). В запросе проверяющие указывают, в рамках какой проверки и по какой организации возникла необходимость в получении сведений (приложение 17 к приказу ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189).
На требования контролеров лучше ответить, поскольку в большинстве ситуаций параллельно они посылают запрос в инспекцию, в которой налогоплательщик стоит на учете. Скорее всего, через несколько дней компания получит идентичный запрос.

Все запросы при встречной проверки должны быть прямо или косвенно связаны с деятельностью контрагента. Инспекция вправе истребовать какие-либо документы или информацию не о хозяйственной жизни налогоплательщика в целом, а только по конкретной сделке (постановление АС Московского округа от 24.04.2017 № А40-163431/2016). В иных случаях компания может сама решить, предоставлять ли ей сведения или нет (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.03.2013 № Ф04-760/2013).
Впрочем, стоит себя обезопасить. Если в интересующий контролеров период компания не работала с контрагентом, стоит сообщить об этом в инспекцию по месту учета. Так организация не оставит запрос без ответа и избежит потенциального штрафа. Санкции, скорее всего, в дальнейшем отменит суд. Арбитры указывают, что обязательное условие для привлечения к ответственности - наличие истребуемых документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 01.10 2007 № А82-16793/2006-20).

НК не ограничивает инспекторов в праве истребовать документы и информацию (ст. 93.1 НК). Запрос будет законен не только по деятельности контрагента, но и по всем заинтересующим налоговиков сделкам (п. 2 ст. 93.1 НК). При должной аргументации они смогут запросить у компании любые бумаги и сведения за любой период. В кодексе нет запретов ни по срокам проведения встречных проверок, ни по количеству налоговых периодов контроля (письмо Минфина от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246). Даже если в проверяемый период компания не имела прямого отношения к контрагенту, она могла опосредованно сотрудничать с ней. Например, через субподрядчика.
Если организация не представит документы, ей грозит административная ответственность (п. 6 ст. 93.1 НК, ст. 2.1 КоАП). Компания заплатит 10 тыс. руб., а руководитель от 300 до 500 руб. (п. 2 ст. 126, п.1 ст. 129.1 НК, ч. 1 ст. 15.6 КоАП, письмо ФНС от 27.06.2017 № СА-4-9/12220).

Инспекция вправе запрашивать данные, напрямую связанные с исчислением и уплатой налогов. Незаконно требовать представить бизнес-планы, сведения о численности, технические документы, аналитические таблицы и прочих непервичные документы (постановление ФАС Центрального округа от 20.12.2013 № А14-16804/2012).
Если информация прямо не связана с налогообложением, обязывать налогоплательщика раскрывать ее, тем более, штрафовать за отказ - незаконно (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ, постановление ВС от 09.07.2014 № 46-АД14-15). Личные данные сотрудника не помогут проверяющим определить налоговую базу, даже если этот работник отвечал за сделку.
Дополнительно стоит сослаться на закон о персональных данных. Операторы не вправе сообщать личные данные сотрудника третьим лицам без его разрешения (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных").

У инспекторов нет ограничений по запрашиваемым документам в рамках встречной проверки. Если налоговик обосновал запрос, он вправе получить сведения о работнике, который взаимодействовал с сотрудниками проверяемой организации (письмо ФНС от 02.08.2018 № ЕД-4-2/14951@). Например, документы, которые подписывал работник, потребуются для почерковедческой экспертизы.
С обоснованием у проверяющих вряд ли возникнут проблемы. Чаще всего таким образом контролеры уточняют, была ли сделка реальной. Штатное расписание помогает определить, располагала ли компания персоналом для выполнения обязательств по договорам. Приказы о командировках, билеты и данные, по которым они были оформлены, подтвердят реальность переговоров и встреч (письма Минфина от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246, от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519, от 02.05.2007 № 03-02-07/1-209, ФНС от 30.09.2014 № ЕД-4-2/19869).

Если налоговиков интересуют конкретные сделки, они должны предоставить данные для их идентификации. Иначе налогоплательщику придется искать все документы за весь период работы с контрагентом. Компания не обязана выполнять за налоговиков аналитическую работу, додумывать и догадываться, что именно проверяющие имели в виду.
Налоговикам такой запрос тоже пользу не принесет. Объем бумаг может превосходить их ожидания, и они рискуют не уложиться в рамки проверки. Если налогоплательщик не успевает представить документы в установленный срок, он может направить в инспекцию ходатайство с просьбой о его продлении (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК).
Если налогоплательщик не идентифицирует документ, он вправе ответить, что его не существует. Пункт 5 статьи 93.1 НК регламентирует порядок объяснений об отсутствии документов и уберегает от ответственности по статье 126 НК.

НК не обязывает налоговиков указывать точные реквизиты запрашиваемых документов (письмо ФНС от 02.08.2018 № ЕД-4-2/14951@). Они вправе ограничиться перечислением наименований (п. 8.3, 8.5 письма ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837). Инспекторы сами не всегда могут определить реквизиты документов, поскольку в банковских выписках назначение платежа подробно не расписано. Кроме того, состав документооборота каждой компании отличается, поэтому инспектор включает в требование все возможные виды документов по любым сделкам.
Суды указывают, что базовые реквизиты документов быть должны. Однако если компания требует полной идентификации, арбитры считают это противодействием мероприятиям налогового контроля (постановление АС Московского округа от 24.04.2017 № А40-163431/2016). В данном деле суд посчитал, что требование счет-фактур с номерами и датами достаточно для идентификации сделки.